Cos’è (e a cosa serve) un ERP

Enterprise Resource Planning è il significato dell’acronimo ERP, cosa che potremmo tradurre come “pianificazione delle risorse aziendali” e che è un termine moderno per indicare tutto il portfolio applicativo dedicato alla gestione delle attività d’impresa – indipendentemente dalle dimensioni e dal settore merceologico di appartenenza.

Cos'è un ERP

photo credit: Missouri S&T Center for ERP “ERP Information Session; Oct. 21, 2010 via photopin (license)

In realtà, le applicazioni (una volta si chiamavano semplicemente “programmi”) per l’automazione delle funzionalità gestionali ed amministrative delle aziende, segnano la storia stessa dell’informatica – dalle schede perforate al web computing ad al cloud.
Se escludiamo infatti gli ambiti scientifico-militari e la ricerca, l’IT è sempre stata (fino all’avvento del PC, di Internet e della telematica moderna) appannaggio pressoché esclusivo delle attività d’impresa.

Un ERP è una suite si strumenti integrati per il controllo e la gestione dei flussi informativi alla base delle attività aziendali: dall’amministrazione alla contabilità, dalla produzione al magazzino

Infine, se un tempo le aziende (e solo le più grandi) potevano permettersi un sistema informatico (di solito un mainframe) ed avevano un intero reparto di programmatori che lavoravano per sviluppare i programmi dedicati al supporto operativo delle attività d’impresa, oggi l’IT (e molte applicazioni) sono diventate una “commodity”, ovvero una risorsa gestita, utilizzabile e pagabile a consumo – oltre che fruibile sempre ed ovunque attraverso qualsiasi dispositivo.

Prima dell’ERP

Come abbiamo accennato, già a partire dal periodo tra le due guerre mondiali, le grandi imprese utilizzavano strumenti elettromeccanici per l’automazione delle operazioni di calcolo e di elaborazione dei dati – il che permetteva di ridurre gradualmente il carico di lavoro di contabili ed impiegati amministrativi.

Negli anni ’60 del secolo scorso si sono diffusi i calcolatori elettronici digitali e sempre più aziende hanno sostituito la manodopera specializzata di tipo impiegatizio con i nuovi professionisti dell’informatica – senza che venisse però ridotto l’utilizzo dei supporti cartacei: tutti i documenti finivano al centro elaborazione, venivano “perforati” su schede e quindi elaborati dai programmi, i cui risultati (i tabulati prodotti dalle stampanti) tornavano ai vari reparti sotto forma di fatture, inventari, cedolini paga, ecc.

A partire dagli anni ’70 il “data entry” passò gradualmente dai reparti di perforazione agli uffici, dato che gli impiegati potevano disporre di terminali collegati al sistema e si iniziò a parlare di elaborazione in tempo reale (cosa molto utile, ad esempio, nella gestione del magazzino, dove l’operatore non solo è direttamente a conoscenza dell’inventario, ma anche di un eventuale prelievo effettuato pochi minuti prima da un collega).

Il vantaggio strategico delle piccole e medie aziende (soprattutto in Italia)

Verso gli anni ’80, entrarono sul mercato nuovi sistemi dipartimentali più economici dei mainframe e molte aziende ne approfittarono per informatizzarsi; nel contempo, accanto ai programmatori aziendali, nuove imprese (le prime “software company”) iniziarono ad occuparsi di applicazioni gestionali oltre che di estensioni delle funzionalità di sistema. Nacquero così i primi “pacchetti” specializzati, direttamente utilizzabili per una serie di funzioni gestionali (contabilità, paghe, magazzino, ecc.) per i diversi tipi di aziende e di settori merceologici.

Questi sistemi “midrange” conobbero una forte diffusione soprattutto in Italia, realtà in cui la grande maggioranza del tessuto produttivo è costituito da PMI e l’informatica procedette su una sorta di percorsi paralleli – che non mancarono di influenzarsi a vicenda.
Ad esempio le grandi realtà erano caratterizzate da infrastrutture centralizzate (e programmatori dedicati), mentre le imprese piccole e medie abbracciarono modelli diversi: architetture di tipo cooperativo, in cui sempre più spesso l’intelligenza non era concentrata tutta in un punto ma distribuita e le funzionalità gestionali erano supportate da pacchetti realizzati da aziende IT specializzate.

La storia, alla fine, racconta che un approccio di tipo “aperto” era forse più vulnerabile ma anche più economico, flessibile e resiliente – così l’evoluzione dell’informatica è inevitabilmente andata in questa direzione. I mainframe ed i midrange di tipo “proprietario” sono stati così sostituiti gradualmente da macchine su cui girano Unix (oggi praticamente l’unico tipo di Unix in circolazione è Linux, l’archetipo dell’open source) e Windows come sistemi operativi.

Funzionalità integrate

Gli ERP sono nati (grazie alle software house) come suite di pacchetti applicativi integrati per andare a sostituire la pletora di programmi sviluppati “in casa” i quali, evidentemente, iniziavano a costare troppo non solo in termini di codifica ma soprattutto di manutenzione.

In pratica, le aziende potevano comprare del software già pronto (al massimo da personalizzare ed adattare) per risolvere le loro esigenze e – cosa più importante – nell’ambito di questa soluzione articolata, le informazioni erano condivise. Sembra banale, ma una volta, programmi diversi possedevano strutture dati altrettanto diverse, per cui non era infrequente la necessità di ripetere il data entry per ciascuna funzionalità applicativa che, dal punto di vista operativo, era una sorta di realtà isolata da tutte le altre.

Il primo, vero vantaggio dell’adozione di un ERP, è perciò quello di disporre di una serie di strumenti capaci di affrontare e risolvere praticamente tutte le problematiche legate all’amministrazione ed al monitoraggio in attività come:

  • Contabilità
  • Controllo di gestione
  • Gestione del personale
  • Gestione degli acquisti
  • Gestione dei magazzini
  • Pianificazione del fabbisogno dei materiali
  • Gestione della produzione
  • Gestione progetti
  • Gestione delle vendite
  • Gestione della distribuzione
  • Gestione della manutenzione impianti
  • Gestione degli asset

L’ERP oggi

Il vero problema degli ERP era legato al fatto che venivano concepiti secondo modelli standard, mentre le tipologie e le necessità delle imprese sono estremamente varie. Tuttavia (soprattutto per le realtà più piccole, che hanno dovuto necessariamente adottare il modello del “comprare anziché sviluppare in casa”) col tempo ci si è resi conto che era impensabile scrivere, mantenere ed aggiornare in modo totalmente autonomo una mole enorme di codice finalizzato all’esecuzione di compiti che – pur tra i distinguo di ogni specifica realtà – sono essenzialmente di tipo standard (come il calcolo degli stipendi).

Si passò quindi dal programmare all’implementare, dal partire da zero al personalizzare – lasciando all’artigianato informatico (sia interno che esterno all’azienda) solo la creazione di strumenti aggiuntivi altamente specifici.

In altri termini si è passati dalle “classiche imprese edilizie” ai “prefabbricati modulari”, con la possibilità di apportare piccole modifiche (con risorse tradizionali) solo dove e quando fossero indispensabili. Fuor di metafora, gli ERP sono sempre più come mattoncini del Lego, combinabili in mille modi diversi ma all’interno dei quali è molto difficile (ed altamente sconsigliato) intervenire; piuttosto si possono realizzare funzioni extra a parte.

È per questo che non esistono ERP senza una rete di rivenditori a valore aggiunto capaci di operare a livello locale, magari specializzati per mercati verticali, per costruire ciò che il cliente desidera utilizzando non solo le righe di codice ma anche moduli applicativi già pronti – al massimo da personalizzare.

Per facilitare questa transizione, gli ERP moderni tendono ad essere delle piattaforme più che un’insieme di funzioni gestionali – dato che una piattaforma (ancorché modulare) include tutta una serie di strumenti per lo sviluppo e l’integrazione di e con componenti aggiuntivi specifici che possano rendersi necessari caso per caso.

Oltre l’IT tradizionale

Tutte le considerazioni fin qui espresse, in fondo non tengono conto del fatto che l’hardware su cui girano le applicazioni debba necessariamente trovarsi in un luogo preciso: le stesse aziende, a volte, per motivi di sicurezza, delocalizzano i loro datacenter.
Il vero limite, è la velocità di trasferimento dei dati – cosa che con le tecnologie odierne non è più un problema.

Ma c’è anche la necessità di configurare l’hardware sia in funzione delle esigenze (di solito variabili) dell’utenza, sia di eventuali malfunzionamenti – predisponendo capacità aggiuntive di back up sia per quanto riguarda la potenza elaborativa che lo spazio di memorizzazione dei dati.

Per affrontare con successo questo problema, nell’IT si fa un uso sempre più spinto della virtualizzazione – cosa che consente di rendere “trasparenti” le risorse fisiche e di pensare alle applicazioni ed a tutto ciò di cui hanno bisogno per funzionare (inclusa la ridondanza) come a pure e semplici entità logiche.

Ma a questo punto, se le connessioni di rete sono abbastanza veloci e il datacenter viene configurato e gestito come un insieme di entità virtuali, poco importa dove si trovi realmente l’hardware; ecco che nasce il cloud computing: un pool di risorse di elaborazione, di storage e di rete, nonché di servizi e funzionalità applicative, che non ha più una localizzazione definita (così come una nuvola, i cui contorni sono sfumati).

Oggi è possibile approvvigionarsi (provisioning) nel cloud di ciò che serve, e finalmente l’IT è diventata “on demand”. Dopo il client-server, le architetture a oggetti, l’intermediazione dei servizi ed il web-computing, siamo arrivati ad una sorta di maturità informatica in cui – finalmente – si ragiona esclusivamente di entità logiche e di funzionalità che si possono comporre modularmente per creare, ospitare e distribuire applicazioni. È in questa logica che si collocano gli ERP dell’ultima generazione: fornire una serie funzioni nell’ambito di una piattaforma su cui si possano sviluppare ulteriori componenti integrate che sfruttano i servizi esistenti e ne aggiungono di nuovi.

La mobilità

Non solo i confini dell’IT sono sfumati, lo sono anche quelli dell’azienda – che è sempre più un collage di servizi interni ed esterni ingegnerizzato per offrire un prodotto unico in modo efficiente. Sempre più persone lavorano fuori ufficio: in viaggio, da casa, presso i clienti, i partner o i fornitori; tutti però devono poter usufruire delle funzionalità applicative e delle informazioni che occorrono loro per svolgere adeguatamente le attività di cui sono responsabili – oltre a godere della possibilità di comunicare nel modo più agevole con tutti i colleghi (interni ed esterni) che compongono il “virtual team” in cui operano.

Grazie ad Internet ed alle connessioni mobili (telefonia cellulare e Wi-Fi) nessuno è più legato ad una rete cablata, né ad una locazione fisica fissa; naturalmente, un ERP moderno è in grado di comunicare con smartphone e tablet per offrire a ciascun utente le stesse funzionalità applicative di cui godrebbe stando seduto alla propria scrivania in ufficio.

Dalla fabbrica robotizzata al cantiere, dal punto vendita al magazzino, dal nodo logistico alla sala riunioni, oggi l’ERP è modulare, espandibile, integrato ed ubiquitario.

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